Qualiopi : de la conformité à la pertinence
Faire vivre Qualiopi dans votre quotidien
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Formation créée le 23/05/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Vous êtes certifiés Qualiopi, et avez déjà été accompagnés pour structurer vos processus et réussir votre audit initial. Aujourd’hui, vous ressentez le besoin de vous réapproprier pleinement la démarche qualité, pour qu’elle s’adapte réellement à votre activité, à votre vision, et non l’inverse. Ce parcours a pour objectif d’accompagner votre équipe dans la transformation des exigences du référentiel en véritables leviers de pilotage, de cohésion et d’optimisation. Il vous permettra également de fluidifier vos processus, de gagner en efficacité, et d’ancrer une culture de l’amélioration continue qui fait sens pour toute l’équipe.
Objectifs de la formation
- Impliquer activement tous les membres dans le processus, pour que chacun contribue à la mise en place des processus et prenne conscience de l'impact de ses pratiques sur la qualité.
- Clarifier et partager les responsabilités en désignant des référents sur les différents indicateurs Qualiopi, pour que les tâches soient mieux réparties et intégrées aux missions de chacun.
- Encourager la co-construction de pratiques pédagogiques et de qualité :
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne amenée à concevoir et animer des formations : Formateurs occasionnels ou à temps plein.
- Dirigeants, responsables/référents qualité en charge de la démarche d'amélioration continue dans son organisme de formation
Prérequis
- Une première expérience en animation de formation est préférable, mais pas obligatoire !
- Maîtriser l’outil numérique est un plus (mail, outil collaboratif, outil de visioconférence)
- Avoir le lu le guide de lecture du Référentiel National Qualité
Contenu de la formation
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État des Lieux
- Objectif : Réaliser d’un diagnostic partagé pour identifier les forces et les axes d'amélioration par rapport aux exigences du référentiel Qualiopi.
- Cartographie des processus actuels : Les participants explorent ensemble les pratiques en place, et visualisent les processus existants en les cartographiant. Cet exercice favorise une compréhension collective des étapes clés et des points critiques du parcours client.
- Atelier de co-définition des attentes : En groupe, les équipes identifient les attentes individuelles et collectives vis-à-vis de la démarche Qualiopi et de leurs rôles respectifs, facilitant ainsi l’appropriation des exigences qualité.
- Livrable : Une cartographie du parcours client co-construite par les participants, mettant en évidence les points forts, les axes d'amélioration et les priorités d'action pour chaque étape du parcours. Cette cartographie servira de base pour engager les équipes dans une démarche qualité durable et orientée vers l'expérience client.
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Avant la Formation (Indicateurs 1, 4, 5, 6, 8, 9, 17 )
- Objectif : S’assurer que l’ensemble des prérequis Qualiopi est bien respecté avant le démarrage de chaque parcours de formation, en posant les bases d’un programme pédagogique cohérent et aligné sur les attentes des apprenants et les ressources disponibles.
- Ateliers et activités : o Clarification des objectifs de formation : Définir et valider les objectifs de chaque programme de formation. o Conception du parcours pédagogique : Structurer le parcours pour qu’il soit cohérent et en adéquation avec les objectifs. o Évaluation des moyens et ressources : Vérifier les ressources pédagogiques et matérielles mises à disposition. o Gestion de l’organisation et du déroulement : Structurer les modalités pratiques et organisationnelles du programme. o Analyse des besoins des apprenants : Assurer que les besoins et attentes des apprenants sont pris en compte. o Communication des prérequis : Définir les connaissances ou compétences nécessaires pour l’entrée en formation. o Information complète des stagiaires : Mettre en place des procédures de communication claires et exhaustives en amont des sessions de formation.
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Pendant la Formation (indicateurs 10, 11, 12, 19 )
- Objectif : Assurer le suivi et l’accompagnement des apprenants pendant la formation pour garantir l’atteinte des objectifs pédagogiques.
- Ateliers et activités : o Suivi personnalisé des stagiaires : Mettre en place un système de suivi individualisé pour identifier les progrès et difficultés. o Gestion de l’engagement et des abandons : S’assurer que les apprenants restent motivés et comprendre les raisons d’abandon éventuel. o Optimisation des ressources pédagogiques : Adapter les outils et supports pour répondre aux besoins pédagogiques. o Évaluation des acquis en continu : Mettre en œuvre des outils d’évaluation continue pour mesurer les apprentissages
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Indicateurs Transverses (Indicateurs 17, 18, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27 )
- Objectif : Développer une gestion concertée des pratiques opérationnelles et pédagogiques et des ressources au sein de l’organisme de formation.
- • Ateliers et activités : o Coordination et Répartition des rôles : Définir et structurer les rôles de chaque membre de l’équipe. o Développement des compétences interne : Planifier la montée en compétences continue des formateurs et intervenants. o Pilotage des prestations sous-traitées : Mettre en place un suivi qualité des prestataires externes. o Veille qualitative et réglementaire : Assurer une veille active pour actualiser les contenus et pratiques en fonction des évolutions du secteur. o Mise en place d’un réseau handicap : Faciliter l’intégration et l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap.
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Après la Formation (indicateurs 30, 31, 32, 2 )
- Objectif : Évaluer l'impact de la formation et mettre en place des mesures d'amélioration continue.
- • Ateliers et activités : o Collecte des retours des apprenants : Mettre en place un processus systématique de retour d’expérience. o Gestion des insatisfactions : Identifier et traiter les points d’insatisfaction des apprenants. o Amélioration continue des processus : Analyser les retours pour ajuster et améliorer la formation. o Suivi des indicateurs de performance : Mettre en place des indicateurs chiffrés pour suivre l’efficacité des actions menées
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Suivi opérationnel de la gérance
- Objectifs du suivi opérationnel : • Assurer la pérennité des actions engagées : Garantir que les transformations mises en place ne soient pas ponctuelles, mais deviennent des habitudes ancrées dans le fonctionnement quotidien de la coopérative. • Évaluer l'impact des actions sur la qualité et la conformité : Vérifier que chaque action engagée a bien permis de faire évoluer les pratiques de la coopérative conformément aux exigences du référentiel Qualiopi. • Apporter un soutien à la gestion du changement : Aider la gérante à anticiper et à gérer les difficultés liées à l’implémentation des nouvelles pratiques et processus.
- 1. Points réguliers de suivi : o Des réunions mensuelles ou bimensuelles seront organisées pour évaluer l’avancement des actions et répondre aux éventuelles problématiques. Ces réunions serviront à vérifier que les responsabilités partagées autour des indicateurs Qualiopi sont bien respectées et appliquées par les différents membres de l’équipe. o L’accent sera mis sur l’analyse de l’efficacité des actions mises en place, à travers des retours de l’équipe sur les processus qualité et leur fonctionnement quotidien.
- 2. Ajustement des processus : o Des ajustements seront réalisés en fonction des retours de terrain. Il s’agira de revoir les processus ou d’introduire des correctifs afin de surmonter les difficultés ou les obstacles rencontrés. o La gérante sera accompagnée pour analyser les résultats et déterminer des actions correctives lorsque des écarts sont observés par rapport aux objectifs visés, en matière de qualité ou de respect des critères Qualiopi. o Les ajustements peuvent concerner la gestion des formations, l’organisation interne, ou encore l’utilisation des outils d’évaluation.
- 3. Renforcement de la culture qualité : o Accompagnement continu pour intégrer la culture qualité dans tous les aspects de l’organisation. Cela inclut la création d’un environnement propice à la collaboration et à l’engagement de l’équipe, tout en s’assurant que la gestion de la qualité ne reste pas uniquement l’affaire d’un seul référent mais devient une responsabilité partagée. o Animation de réunions d’équipe autour des bonnes pratiques qualité, en impliquant les différents membres de la coopérative, pour garantir que la démarche continue de se diffuser et de s’ancrer dans le quotidien.
- 4. Suivi de la mise en place de la démarche qualité : o Vérification régulière de la mise en œuvre des actions d'amélioration continue avec un suivi détaillé des indicateurs de performance et des résultats obtenus en termes de conformité au référentiel Qualiopi. o Ce suivi inclut l’évaluation de la gestion des retours d’expérience et des insatisfactions des apprenants, ainsi que l’analyse des résultats des évaluations pour ajuster les formations en fonction des besoins détectés.
- 5. Accompagnement à l’évaluation et à la préparation des audits : o Assistance dans la préparation des audits Qualiopi, avec des sessions de simulation et de révision des pratiques pour que la CAE soit prête à toute inspection. o Préparation aux entretiens avec les auditeurs et à la gestion des documents nécessaires, en veillant à ce que l’ensemble des critères soient respectés.
Équipe pédagogique
Spécialiste en ingénierie pédagogique, Bénédicte Pillot a su mettre en pratique les principes de l'apprendre à apprendre pour développer l'autonomie des stagiaires en formation. Son expérience en tant que Responsable pédagogique & administrative lui confère de solides connaissances en gestion de la formation. Son expérience l’a amené à se spécialiser dans le champ de la qualité en formation. Elle a récemment été certifiée auditrice de fournisseurs de prestations de formation. Elle propose aujourd'hui d'aborder la formation sous un angle transverse ou pédagogie, gestion & qualité son intrinsèquement lié au service d'une expérience client réussie.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence & certificat de réalisation
- Avant le début du parcours, une évaluation des besoins et de positionnement sera mise en place pour évaluer le niveau de connaissances et de compétences des participants.
- Pendant le parcours, les participants seront amenés à analyser l'état de leur pratique actuelle et identifier les actions d'amélioration à mettre en oeuvre pour répondre aux attentes qualiopi via la formalisation d'un élèment de preuves. Chaque session sera ponctuée d’activités qui permettront de mesurer la compréhension et l'assimilation des concepts clés, permettant ainsi d'ajuster le rythme et le contenu en temps réel.
- Retour à froid : 4 mois après la formation, une séance de retour à froid en collectif permettra aux participants de partager leurs expériences et de réfléchir à l'application des apprentissages dans leur contexte professionnel. Le formateur pourra également apporter des compléments d'information ou des ajustements en fonction des retours des participants.
Ressources techniques et pédagogiques
- Dans ce parcours, la méthodologie adoptée est collaborative et progressive. Elle s’appuie sur trois étapes clés : Analyser l’existant pour identifier les pratiques actuelles et leurs forces ; Repérer les écarts avec les attentes du référentiel Qualiopi, permettant ainsi de cibler les ajustements nécessaires ; Formaliser des réponses adaptées pour chaque thématique, afin de structurer des actions concrètes et alignées avec les exigences de certification. Les participants seront répartis en groupes de travail thématiques (formation en direct, formation sous-traitée, et bilan de compétences) pour permettre une exploration approfondie de chaque domaine, tout en favorisant les échanges et la co-construction.
- Documents, supports de formation mis à disposition dans un espace en ligne dédié
- Modèles de documents, trame, fiche outils (documents administratifs, outils d'aide à la conception, etc)
Lieu
Lukéa
120 rue de la Outarde, ZA en Beauvoir 01500 Château-Gaillard
Capacité d'accueil
Entre 1 et 12 apprenants
Délai d'accès
2 jours
Accessibilité
Notre équipe est à votre écoute pour identifier les aménagements ou les aides humaines adaptés à votre situation.
N'hésitez à nous faire part de vos contraintes lors de nos premiers échanges ou contacter notre référent handicap : hello@lukea.fr